W Warszawie działa ponad 300 tys. firm, a każda z nich ma obowiązek archiwizować dokumenty. Procedura ta może wyglądać nieco inaczej w zależności od przedsiębiorstwa, ale zawsze na pierwszym miejscu pozostaje bezpieczeństwo danych. Sprawdź, jak powinna wyglądać archiwizacja w Warszawie i czy Twoja firma spełnia wszelkie założenia.
Na czym polega archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja dokumentów Warszawa to nic innego, jak system przechowywania akt do terminu zapadalności. Większość dokumentacji przechowujemy w firmie tak długo, jak nakazują przepisy, jednak w niektórych przypadkach to użyteczność decyduje o dalszym przechowywaniu lub niszczeniu.
Obecnie przedsiębiorcy mogą prowadzić archiwum stacjonarne, w którym przechowywane są dokumenty w wersji papierowej. Coraz większą popularność zdobywają archiwa cyfrowe, w których przechowujemy dokumentację elektroniczną. W większości firm praktykowane jest natomiast rozwiązanie hybrydowe, które łączy w sobie dwa wymienione wcześniej. Dokumenty , które trafiły do archiwum w formie papierowej, są tam przechowywane do terminu wymagalności. Pozostałe, te które na bieżąco spływają do firmy, są archiwizowane cyfrowo. Docelowo przedsiębiorcy rozważają przejście na archiwum w chmurze, co jest nie tylko praktyczniejsze, ale też tańsze.
Bezpieczeństwo informacji na pierwszym miejscu
Jak archiwizować dokumenty? W pierwszej kolejności skupiamy się na bezpieczeństwie, które jest kluczowe. Dziś ten, kto ma dostęp do informacji, rozwija biznes. Ale informacja może wpaść też w ręce osób niepowołanych, które będą ją chciały wykorzystać w celach niezgodnych z prawem. Dlatego tak ważna jest jej ochrona.
Podstawowym nośnikiem danych są dokumenty, które muszą być przechowywane w sposób bezpieczny. Dokumenty papierowe przechowujemy w archiwum stacjonarnym, do którego nie mają dostępu osoby postronne. Ponadto w pomieszczeniu muszą panować odpowiednie warunki w zakresie na przykład temperatury czy wilgotności powietrza.
Właściwego zabezpieczenia wymaga też archiwum cyfrowe. W tym kontekście bardzo ważne są hasła, szyfrowanie czy nadawanie dostępów. Przy czym ochroną danych elektronicznych najczęściej zajmują się informatycy.
Jak archiwizować dokumenty w Warszawie?
Przedsiębiorcy działający w stolicy wiedzą, jak dynamiczne i zmienne jest tamtejsze środowisko biznesowe. Nic więc dziwnego, że procedury administracyjne, takie jak na przykład przechowywanie akt Warszawa, zwykle pozostają gdzieś z boku. Dobrym rozwiązaniem jest wsparcie firmy zewnętrznej takiej jak Ekoakta. Specjaliści oferują usługi z zakresu przechowywania i archiwizacji dokumentów, a także ich niszczenia. W ten sposób można jednocześnie wywiązać się z obowiązków ustawowych i skupić na rozwoju marki własnej. W Warszawie działa wiele firm oferujących archiwizację danych, ale warto wybrać partnera, który ma duże doświadczenie w pracy z klientami z różnych branż. Dzięki temu zyskujesz pewność, że Twoje dokumenty firmowe są we właściwych rękach.
