Od 1 kwietnia 2026 r. większość radomskich przedsiębiorców – od jednoosobowych działalności po małe spółki – będzie wystawiać faktury wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur. Dla najmniejszych firm, których obrót nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, obowiązek wejdzie dopiero 1 stycznia 2027 roku. To daje czas, ale nie oznacza, że można czekać z przygotowaniami. Chaos w fakturowaniu zaczyna się właśnie u tych, którzy odkładają wdrożenie na ostatnią chwilę.
Radom w liczbach – kto musi się przygotować
Według danych GUS w rejestrze REGON na koniec 2024 r. w Radomiu wpisanych było ponad 26 600 podmiotów gospodarki narodowej, z czego ponad 20 100 stanowiły osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Te dane pokazują, że w mieście funkcjonuje duża grupa małych przedsiębiorstw – od usług handlowych i transportowych, po firmy świadczące usługi dla biznesu. To właśnie ta populacja firm będzie musiała przygotować się do obowiązku korzystania z KSeF w nadchodzącym roku.
Co zrobić, żeby nie wpaść w chaos
Eksperci z iKsiegowa.pl podkreślają, że największym problemem nie jest KSeF, lecz bałagan w obiegu faktur. Firmy, które dziś nie wiedzą, gdzie lądują dokumenty zakupowe, kto wystawia faktury i jak wygląda archiwum, po 1 kwietnia będą miały podwójny problem: chaos w papierach i niedziałający system. Poniżej praktyczne kroki, które powinien zrobić każdy przedsiębiorca z Radomia – niezależnie od wielkości firmy:
Sprawdź, czy masz Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany – to podstawa dostępu do KSeF. Jednoosobowa działalność gospodarcza nie musi składać dodatkowych wniosków, wystarczy się zalogować. Jeśli jesteś wspólnikiem spółki, będziesz musiał nadać uprawnienia na formularzu ZAW-FA.
Wybierz jedno narzędzie do faktur – nie da się prowadzić KSeF, gdy faktury powstają w trzech różnych programach. Sprawdź, czy Twój obecny system obsługuje integrację z KSeF. Jeśli nie, najwyższy czas zmienić oprogramowanie lub przejść na darmową Aplikację Podatnika MF.
Uporządkuj obieg dokumentów przychodzących – faktury zakupowe powinny trafiać w jedno miejsce: dedykowana skrzynka mailowa, panel księgowy lub system obiegu dokumentów. Bez tego będziesz gubić faktury i duplikować płatności.
Nadaj role i uprawnienia – kto wystawia faktury, kto sprawdza poprawność, kto ma dostęp do archiwum. Jeśli korzystasz z biura rachunkowego w Radomiu, musisz nadać mu uprawnienia do odczytu faktur w KSeF – bez tego księgowa nie zobaczy Twoich dokumentów.
Najczęstsze błędy radomskich firm
Firmy, które już testują KSeF, popełniają kilka powtarzających się błędów. Najczęstszy to brak jasnego podziału obowiązków – faktury „wiszą” w systemie, bo nikt nie wie, kto powinien je zaakceptować. Drugi problem to ręczne przepisywanie danych zamiast automatycznej integracji z księgowością. Trzeci – odkładanie opisów kosztowych „na później”, co powoduje, że dokumenty trafiają do rozliczenia tuż przed terminem płatności, zamiast na bieżąco.
Dla małych firm z Radomia, które często działają bez dedykowanego działu finansowego, kluczowe jest wsparcie księgowego. Biuro rachunkowe powinno nie tylko przyjmować dokumenty, ale pomóc skonfigurować obieg faktur i nadać uprawnienia w systemie.
Lepiej teraz niż w panice
KSeF to nie tylko wymóg prawny – to moment, żeby wreszcie uporządkować faktury i wiedzieć, co naprawdę dzieje się w finansach firmy. Radomscy przedsiębiorcy, którzy zrobią to dziś, zyskają spokój i kontrolę. Ci, którzy zwlekają, będą tracić czas na szukanie dokumentów, poprawianie błędów i tłumaczenie się kontrahentom. Abolicja do końca 2026 r. nie oznacza braku konsekwencji – oznacza tylko, że urzędnik nie wymierzy kary. Chaosu w papierach nikt za Ciebie nie posprząta.
